Come scrivere un rapporto? Le regole più importanti

Che cos’è un rapporto?

Può avere forma orale o scritta ed è generalmente destinato a responsabili, clienti, istituzioni, investitori o organi di controllo.

L’obiettivo principale di un rapporto è fornire informazioni concrete relative a un problema, un processo o un evento specifico. Un rapporto può servire, tra l’altro, a:

• riepilogare le attività svolte,
• presentare i risultati di una ricerca,
• analizzare i dati,
• valutare una situazione,
• evidenziare eventuali irregolarità,
• presentare raccomandazioni,
• monitorare i progressi del lavoro,
• documentare lo svolgimento di un progetto.

In pratica, il rapporto svolge soprattutto una funzione informativa e decisionale: permette al destinatario di trarre conclusioni e intraprendere determinate azioni.

Quali caratteristiche deve avere un buon rapporto?

Indipendentemente dal tipo, un rapporto dovrebbe rispettare alcuni requisiti fondamentali.

• Precisione – il rapporto dovrebbe contenere esclusivamente informazioni concrete relative all’argomento trattato. È necessario evitare formulazioni poco chiare e generalizzazioni.
• Concretezza – il contenuto deve essere conciso, logico e organizzato; ogni informazione dovrebbe essere motivata e derivare dai dati.
• Obiettività – il rapporto non può basarsi sulle opinioni personali dell’autore. Le conclusioni devono derivare da fatti, analisi o risultati di ricerca.
• Coerenza – il documento dovrebbe mantenere una struttura, uno stile e un metodo di presentazione uniformi.
• Chiarezza – un rapporto ben preparato permette di trovare rapidamente le informazioni più importanti, grazie all’uso di un indice, titoli e capitoli.
• Correttezza linguistica e contenutistica – il rapporto deve essere privo di errori linguistici, stilistici e fattuali. Dati errati o conclusioni imprecise possono portare a prendere decisioni sbagliate.

Come scrivere un rapporto?

La preparazione di un rapporto richiede di organizzare le informazioni, definire una struttura adeguata e presentare i dati in modo chiaro e obiettivo.

1. Definire l’argomento e l’obiettivo del rapporto – per prima cosa occorre stabilire di cosa tratta il rapporto, quale problema analizza, perché viene redatto e chi sarà il destinatario. Da questi elementi dipendono sia l’ampiezza delle informazioni sia il linguaggio del documento.
2. Raccogliere e organizzare i dati – il rapporto dovrebbe basarsi su fonti affidabili e dati concreti. Possono includere, tra l’altro, risultati di ricerche, statistiche, dati finanziari o osservazioni. In questa fase è necessario selezionare le informazioni più importanti ed eliminare quelle superflue o non collegate all’argomento.
3. Preparare la struttura del rapporto – prima di iniziare a scrivere è utile creare un piano del documento e dividerlo in sezioni tematiche. In questo modo il rapporto sarà logico e trasparente.
4. Scrivere il contenuto del rapporto – il contenuto del documento dovrebbe presentare i fatti, spiegare le relazioni, illustrare i dati e condurre a conclusioni concrete. Nei rapporti si utilizzano spesso tabelle, grafici e diagrammi.
5. Completare la formattazione – il rapporto dovrebbe avere un layout chiaro, che faciliti la lettura. È utile utilizzare titoli e capitoli, elenchi puntati o numerati ed evidenziare le informazioni più importanti. Di solito si utilizzano caratteri sans serif o serif di dimensione 11–12 pt e un’interlinea di 1,15–1,5.
6. Elaborare conclusioni e raccomandazioni – la parte finale del rapporto dovrebbe contenere un riepilogo dei risultati più importanti. Se la natura del documento lo richiede, è possibile aggiungere raccomandazioni operative, proposte di modifica o una valutazione dei rischi.
7. Verificare il rapporto – prima di consegnare il documento è necessario controllare la correttezza dei dati, la coerenza delle conclusioni con l’analisi, l’uniformità del testo, la completezza delle fonti e la correttezza linguistica e tecnica.

Quale struttura dovrebbe avere un rapporto?

Molto dipende dal tipo di rapporto, ma la struttura più universale è la seguente:

1. Frontespizio – contiene le informazioni di base che identificano il rapporto, come titolo, autore, destinatario se richiesto, data e luogo di preparazione del documento.
2. Abstract – presentazione sintetica delle informazioni, dei risultati e delle conclusioni più importanti.
3. Indice – elenco organizzato di capitoli e sottocapitoli con i relativi numeri di pagina.
4. Introduzione – introduzione all’argomento del rapporto, contesto, ambito dell’analisi e principali presupposti metodologici.
5. Corpo del rapporto – parte principale del documento, che comprende la descrizione del problema, l’analisi dei dati, lo svolgimento della ricerca o degli eventi, nonché le relative conseguenze e interpretazioni.
6. Conclusioni – riepilogo che deriva direttamente dall’analisi svolta.
7. Raccomandazioni – azioni, soluzioni o passaggi successivi proposti.
8. Bibliografia – elenco di tutte le fonti utilizzate per elaborare il rapporto.
9. Allegati – materiali aggiuntivi che completano il rapporto, ad esempio risultati dettagliati di ricerche, documentazione tecnica o altre fonti troppo estese per essere inserite nella parte principale del documento.

Tipi di rapporto

È possibile distinguere diversi tipi di rapporto; la classificazione dipende dalla loro destinazione, dalle caratteristiche o dalle variabili considerate. I rapporti possono quindi essere suddivisi in base a:

Estensione del rapporto:

• breve o esecutivo – fino a 10 pagine, con informazioni concise e chiare;
• lungo o approfondito – oltre 10 pagine, con un’analisi dettagliata del problema e una maggiore quantità di dati.

Contenuto del rapporto:

• informativo – presenta fatti e dati;
• analitico – contiene l’interpretazione dei dati e le conclusioni;
• scientifico – si basa su ricerche e metodologia scientifica;
• tecnico – riguarda argomenti tecnici o tecnologici;
• finanziario – comprende dati finanziari ed economici;
• periodico – viene redatto regolarmente, ad esempio con cadenza settimanale o trimestrale.

Obiettivo del rapporto: il rapporto può essere, ad esempio, ispettivo, di marketing, commerciale, relativo a un incidente, di ricerca o di audit.

Esempio di rapporto

Di seguito presentiamo un esempio di rapporto in forma semplificata e sintetica.