Formule di cortesia nelle e-mail: come usarle correttamente?

Formule di cortesia nelle e-mail: che cos’è l’etichetta linguistica?

In altre parole, l’uso di formule corrette per iniziare e concludere un messaggio comunica al destinatario che siamo educati e sappiamo come comunicare in modo formale.

I tempi in cui la corrispondenza professionale avveniva per lettera sono ormai lontani. Oggi la comunicazione tramite e-mail è predominante. Nel lavoro quotidiano, la maggior parte di noi scrive decine di messaggi da inviare a colleghi, clienti, fornitori o responsabili.

Purtroppo, nonostante l’esperienza nella gestione della corrispondenza, molte persone continuano a commettere numerosi errori, spesso per mancanza di conoscenze. Di conseguenza, il destinatario potrebbe sentirsi a disagio o avere un’impressione negativa.

La struttura corretta di un’e-mail formale

Ogni messaggio dovrebbe essere composto da tre elementi:

• l’apertura (il saluto);
• il corpo del messaggio (può contenere una richiesta, una contestazione o una comunicazione);
• la chiusura.

In questo articolo non ci concentreremo sulla parte centrale, cioè sul contenuto del messaggio. Ricordiamo soltanto che, indipendentemente dal destinatario, è importante rispettare l’etichetta linguistica: rivolgersi agli altri con educazione, senza offendere né imporre un’azione o una decisione.

Prima di analizzare le formule di cortesia da usare all’inizio e alla fine del messaggio, è necessario identificare il destinatario. Possono aiutarti queste domande:

• Conosco questa persona? Non necessariamente di persona: abbiamo già avuto uno scambio di e-mail?
• Qual è il suo ruolo? È un docente, un responsabile, un collega, un funzionario o un cliente?
• Conosco il suo genere e il titolo corretto? Posso usare il nome, oppure è più adatto un titolo come Dott. o Prof.?
• Qual è il suo livello di seniority? È mio coetaneo, più giovane o più esperto di me?

Quando hai risposto a queste domande, sarà più facile scegliere le formule di cortesia iniziali e finali. È inoltre consigliabile abbinarle in modo coerente: l’apertura e la chiusura dovrebbero avere lo stesso livello di formalità.

Formule di cortesia per iniziare un’e-mail

Ogni messaggio dovrebbe iniziare nel modo appropriato. Entrare subito nel merito è accettabile soltanto quando si sta proseguendo una conversazione già avviata. Quando si scrive a qualcuno per la prima volta, invece, è sempre opportuno inserire un saluto.

Quali formule di cortesia possono essere usate all’inizio di un’e-mail?

• Gentile Signora / Gentile Signor [Cognome] – quando conosci il nome o il cognome del destinatario;
• Gentili Signore e Signori – se il messaggio è rivolto a più persone;
• Gentile Dott.ssa Rossi / Gentile Prof. Bianchi – quando conosci il titolo professionale o accademico del destinatario e sai che è appropriato usarlo;
• Gentile [Nome] – quando hai già avuto uno scambio con la persona e il rapporto consente una formula meno distaccata;
• Cari colleghi / Care colleghe – in una comunicazione rivolta al proprio team, quando il contesto non richiede un tono strettamente formale;
• Buongiorno – un saluto professionale e versatile, adatto anche quando il messaggio potrebbe essere letto più tardi.

Iniziare un’e-mail formale con “Ciao” o “Hey” è un errore?

Un dubbio frequente riguarda saluti come “Ciao” o “Hey”, talvolta accompagnati da “Ciao a tutti”. Sono formule naturali nella comunicazione informale, ma possono risultare troppo confidenziali in un’e-mail formale, soprattutto quando si scrive per la prima volta a un cliente, a un responsabile o a un docente.

È quindi meglio scegliere un saluto proporzionato al rapporto con il destinatario. “Ciao” può andare bene in una conversazione tra colleghi o con una persona già conosciuta, mentre “Buongiorno”, “Gentile” o “Gentili” sono più sicuri in un contesto professionale. Anche formule come “Alla cortese attenzione di” possono essere adatte quando non si conosce il nome del destinatario.

Come scrivere il saluto iniziale

Dopo il saluto iniziale si inserisce generalmente una virgola. Si lascia poi una riga vuota e si comincia il testo con la lettera minuscola, quando la frase prosegue direttamente dopo il saluto. In alternativa, se il saluto costituisce una frase autonoma, il testo successivo può iniziare con la maiuscola. L’importante è mantenere una punteggiatura coerente per tutta la comunicazione.

Formule di cortesia per concludere un’e-mail

L’apertura e il messaggio sono pronti: è il momento di concludere l’e-mail. Quali formule di chiusura sono adatte in una comunicazione formale?

• Cordiali saluti;
• Distinti saluti;
• Con i migliori saluti – una formula professionale, leggermente più personale.

Usare “Un saluto” o “A presto” è un errore?

Non sono soltanto i saluti iniziali informali a creare dubbi. Anche formule come “Un saluto”, “A presto” o “Buona giornata” sono necessariamente inappropriate? Non sempre. Possono essere usate con successo nella corrispondenza semi-formale o tra colleghi, soprattutto quando l’e-mail inizia con “Buongiorno” o “Ciao”. È tuttavia preferibile evitarle nelle comunicazioni molto formali.

Come scrivere la formula di chiusura

Dopo la formula di chiusura non si inseriscono virgola né punto. Nella riga successiva si scrive la firma, preferibilmente con nome e cognome completi, anche quando il destinatario sa già chi gli sta scrivendo perché lo deduce dall’indirizzo e-mail o dal nome visualizzato nel messaggio.

Esempio di e-mail formale

Ecco un esempio di e-mail formale coerente con le indicazioni presentate in questo articolo:

Gentili Signore e Signori,

sono lieta che abbiate letto questo articolo. Ho raccolto in questa sintesi le indicazioni più importanti, che ritengo meritino attenzione. Vi invito a leggerla e resto a vostra disposizione per il futuro.

Distinti saluti

Patrizia Bianchi