Come scrivere un’istanza? Le regole più importanti
Scrivere istanze è un’abilità utile, che può semplificare molte situazioni, sia amministrative sia professionali o private. Nonostante ciò, molte persone non sanno da dove iniziare né come formulare correttamente questo tipo di documento. Se anche tu ti chiedi come scrivere un’istanza, in questa guida troverai i consigli più importanti.
Che cos’è un’istanza?
Un’istanza è una comunicazione formale con cui si esprime una richiesta o si presenta una proposta relativa a una determinata questione, indirizzata a un’istituzione, a un ufficio, a un’azienda o a una persona specifica.
L’obiettivo di un’istanza è ottenere un risultato concreto, come la concessione di una prestazione, di un’autorizzazione, di un periodo di ferie o di un sostegno economico.
Questo tipo di documento svolge un ruolo importante nella comunicazione ufficiale e trova applicazione in molte situazioni: dalla candidatura a una scuola o a un lavoro fino alla richiesta di contributi o alla modifica delle condizioni contrattuali. Un’istanza redatta correttamente rappresenta spesso il primo passo per realizzare importanti progetti personali o professionali.
Istanza formale: elementi obbligatori
Un’istanza strutturata correttamente deve contenere diversi elementi, nell’ordine seguente:
- luogo e data – inseriti nell’angolo superiore destro della pagina;
- dati del mittente (richiedente) – collocati nell’angolo superiore sinistro della pagina; devono comprendere nome e cognome dell’autore dell’istanza, indirizzo di residenza, numero di telefono e indirizzo e-mail;
- dati del destinatario – riportati sotto quelli del mittente; comprendono il nome completo dell’istituzione oppure la qualifica, il nome e il cognome del destinatario, insieme all’indirizzo della sede dell’ente;
- oggetto Richiesta di… – collocato al centro della pagina;
- testo dell’istanza – posizionato sotto l’oggetto; di solito inizia con una formula di cortesia, ad esempio Gentile Signore/Gentile Signora, e prosegue con la presentazione della richiesta e della relativa motivazione;
- firma autografa – apposta sotto il testo dell’istanza, sulla destra.
Ad alcune istanze vengono allegati dei documenti. In tal caso è necessario indicarli nel testo. L’elenco completo degli allegati viene generalmente inserito sotto il contenuto dell’istanza, sulla sinistra.
Come scrivere un’istanza?
Scrivere un’istanza è un processo articolato. Ecco gli aspetti più importanti da tenere presenti.
Struttura del contenuto
Il testo dell’istanza è generalmente composto da due o tre frasi. Di solito inizia con una formula di cortesia, ad esempio Gentile Signore/Gentile Signora.
Segue la presentazione della richiesta concreta. Si possono utilizzare formule come Con la presente, sono a chiedere…, Chiedo cortesemente di… Successivamente è necessario motivare la propria istanza. A questo scopo è opportuno usare frasi che iniziano con La mia richiesta è motivata da…, Desidero motivare la mia richiesta con… Il testo dell’istanza si conclude generalmente con la formula Cordiali saluti e la firma autografa del richiedente.
Tono professionale
Quando si redige un’istanza, è importante prestare attenzione allo stile del testo. Assicurati che l’insieme risulti professionale, utilizzando un linguaggio formale. Evita espressioni emotive, gergo e linguaggio colloquiale. Il testo deve essere neutro, chiaro e cortese. È preferibile concentrarsi sui fatti e sugli argomenti che giustificano la presentazione della richiesta.
Quando formuli un’istanza, è utile preferire frasi semplici, che rendono il testo più comprensibile per il destinatario. L’uso di termini specialistici è ammesso, ma non bisogna eccedere nella loro quantità all’interno del documento.
Formattazione del testo
Quando si redige un’istanza formale, oltre al contenuto è molto importante anche formattare correttamente il documento. Di norma si consiglia di utilizzare un carattere leggibile, come Times New Roman o Arial, con dimensione di 11 o 12 punti.
È opportuno impostare un’interlinea singola e lasciare una riga aggiuntiva tra i paragrafi. In questo modo il testo apparirà più ordinato e chiaro.
Revisione
Prima di stampare l’istanza, rileggila con attenzione. Verifica che il documento contenga tutti gli elementi necessari, come i dati del richiedente e del destinatario, la firma autografa o l’elenco degli allegati. Completa eventuali informazioni mancanti.
Controlla anche che il testo non sia troppo lungo o confuso. Se necessario, apporta le modifiche opportune. Correggi con attenzione eventuali errori di stile, ortografia e punteggiatura.
Come scrivere un’istanza? Esempio
Di seguito riportiamo il testo di un esempio di richiesta di ferie.
Marco Rossi
Project Manager
Via dei Fiori 12
20100 Milano
tel. +39 02 5123 5782
e-mail: [email protected]
Ufficio Risorse Umane
Alfa S.p.A.
Via Roma 22
20100 Milano
Richiesta di ferie
Con la presente, sono a chiedere la concessione delle ferie dal 15 giugno 2026 al 29 giugno 2026 compresi, per un totale di 10 giorni lavorativi. Le ferie rientrano nel mio saldo ferie relativo all’anno 2026.
La mia richiesta è motivata dalla necessità di recuperare le energie dopo un intenso periodo dedicato alla realizzazione di progetti strategici e da un viaggio con la mia famiglia previsto nello stesso periodo. Presento la richiesta con adeguato anticipo, così da consentire una corretta organizzazione del lavoro dell’ufficio durante la mia assenza.
Cordiali saluti
[Firma autografa]
Riepilogo
- Un’istanza è un documento ufficiale indirizzato a un ufficio, un’istituzione, un’azienda o una persona specifica. Viene redatta per presentare una richiesta concreta o una proposta.
- Un’istanza deve contenere obbligatoriamente luogo e data, dati del mittente e del destinatario, oggetto, testo, firma autografa ed eventuale elenco degli allegati.
- Il testo dell’istanza deve essere conciso e preciso. È consigliabile utilizzare un linguaggio formale, privo di connotazioni emotive.
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