Come scrivere un’e-mail? Tutto quello che devi sapere!
Al giorno d’oggi inviamo e riceviamo decine di e-mail ogni giorno, sia private sia professionali. Scriviamo ad amici, clienti, colleghi e docenti. Ci mettiamo in contatto con uffici e aziende e ci candidiamo per un lavoro: in tutti questi casi utilizziamo la posta elettronica. Formulare correttamente i messaggi è quindi molto importante. In questo articolo ti spieghiamo come scrivere un’e-mail e quali aspetti tenere presenti.
Che cos’è un’e-mail?
L’e-mail è un messaggio inviato nell’ambito di una corrispondenza tramite la posta elettronica. Può servire a trasmettere contenuti sotto forma di testo e materiali multimediali.
La comunicazione via e-mail è diffusa sia nelle relazioni formali sia in quelle informali, caratterizzate da uno stile un po’ più libero.
I messaggi e-mail sono ormai parte integrante dei rapporti professionali nella maggior parte delle aziende. Attraverso di essi, i dipendenti possono comunicare tra loro all’interno dell’organizzazione e con l’esterno.
Nella pratica, oggi l’e-mail svolge anche una funzione documentale: spesso costituisce una conferma di accordi, decisioni o informazioni trasmesse.
È quindi utile conoscere le regole di base della scrittura e dell’etichetta linguistica. Questo renderà molto più semplice gestire correttamente la corrispondenza professionale e privata.
Scrivere un’e-mail: da dove iniziare?
Il primo passo da compiere è stabilire il carattere del messaggio. Un’e-mail privata, indirizzata a un amico o a un’amica, avrà una forma completamente diversa da una comunicazione professionale inviata a un datore di lavoro.
La questione fondamentale è quindi il tipo di rapporto che lega il mittente al destinatario. Se lo definisci correttamente, eviterai una gaffe già in partenza.
Come scrivere un’e-mail? Gli elementi più importanti
Un aspetto fondamentale è saper applicare la struttura corretta al messaggio.
Un’organizzazione ben strutturata aiuta il destinatario a comprendere rapidamente il contenuto e a individuare le informazioni più importanti. Una struttura inadeguata può rendere il messaggio poco chiaro o ambiguo.
A quali elementi devi prestare attenzione quando scrivi un’e-mail?
Oggetto
Nell’oggetto deve essere indicato l’argomento principale a cui ti riferisci nel testo del messaggio. Se devi discutere con il destinatario di più questioni, è consigliabile suddividerle in conversazioni separate e descrivere adeguatamente ciascuna di esse.
In questo modo le informazioni saranno più ordinate e, di conseguenza, più facili da ritrovare. Inoltre, creare una conversazione separata per ogni argomento riduce il rischio di trascurare un messaggio importante che, altrimenti, potrebbe perdersi tra molte altre informazioni.
Esempio di oggetto: Candidatura per la posizione di copywriter
Saluto
Dopo aver definito l’oggetto del messaggio, puoi passare al saluto. La sua forma dipende dal rapporto con il destinatario e dal carattere della corrispondenza.
Se non sai chi leggerà il tuo messaggio, la soluzione migliore è utilizzare una formula ufficiale e generica, per esempio Gentili Signore e Signori. Se invece conosci il ruolo, il grado, il titolo o la posizione ricoperta dal destinatario, puoi optare per una formula più specifica, come Gentile Professoressa Rossi.
Nella corrispondenza informale, come formula di apertura puoi semplicemente usare il nome della persona, per esempio: «Buongiorno, Giulia».
La regola relativa al saluto si applica al primo messaggio scambiato con il destinatario nell’ambito della corrispondenza. Nei messaggi successivi non è necessario ripeterlo.
Corpo del messaggio
Dopo aver usato la formula di apertura, puoi passare al contenuto vero e proprio del messaggio. Se non sai bene come scrivere un’e-mail, fai in modo che il testo sia conciso, comprensibile per il destinatario e precisamente riferito alla questione per cui lo contatti. In questo modo eviterai malintesi.
Cura la struttura del messaggio. Concentrati prima sulla descrizione, nella quale inserirai ed evidenzierai le informazioni più importanti, e solo in seguito aggiungi eventuali domande o una richiesta di svolgere l’azione che ti aspetti.
Una buona pratica consiste nel rileggere il testo preparato. In questo modo potrai verificare che il significato del messaggio sia stato espresso correttamente e che non siano state omesse informazioni importanti. In questa fase potrai anche individuare eventuali errori.
Conclusione
Prima di concludere definitivamente l’e-mail con la tua firma, utilizza una formula di chiusura adeguata.
Come nel caso del saluto iniziale, quando scegli la formula di cortesia conclusiva presta particolare attenzione al rapporto che hai con il destinatario.
A seconda di quale espressione risulti più adatta alla situazione, puoi utilizzare formule come Cordiali saluti, Distinti saluti oppure una variante un po’ più informale, come Un caro saluto. Ricorda però che tra la formula di chiusura e la tua firma non va inserita la virgola.
Scrivere un’e-mail correttamente
Il modo in cui scrivi un messaggio e-mail dimostra professionalità e rispetto nei confronti del destinatario. Di seguito trovi le regole più importanti da applicare nella corrispondenza quotidiana:
Punteggiatura dopo il saluto
Dopo una formula di apertura, come Buongiorno o Gentile Signora, di solito si mette una virgola e il testo del messaggio inizia su una nuova riga con la lettera minuscola:
Gentile Signora,
la ringrazio per l’offerta inviata…
In alternativa, dopo il saluto iniziale si può usare un punto esclamativo, iniziando così la frase successiva con la lettera maiuscola:
Buongiorno!
La ringrazio per l’offerta inviata…
Punteggiatura dopo il commiato
Dopo una formula di commiato, come Cordiali saluti o Un saluto, non si mette né la virgola né il punto. Nella riga successiva deve comparire la firma, con nome e cognome, anche se il destinatario conosce il mittente dal contesto o dall’indirizzo e-mail. È una regola di buona educazione e rende la corrispondenza più chiara:
Cordiali saluti
Marco Bianchi
Evita la formula Vi saluto
L’espressione Vi saluto è piuttosto diffusa, ma non è adatta alla corrispondenza formale. Può suggerire una posizione di superiorità del mittente rispetto al destinatario; per questo, nella comunicazione professionale e ufficiale, è meglio sostituirla con formule più neutre:
Buongiorno
Gentile Signora
Gentili Signore e Signori
Come scrivere un’e-mail? Esempi
Oggetto dell’e-mail: Elaborato d’esame – Marco Bianchi, Dietistica clinica, terzo anno
Gentile Professore,
sono uno studente del terzo anno del corso di laurea in Dietistica clinica presso l’Università degli Studi di Bologna.
In allegato invio l’elaborato d’esame per il corso di Anatomia.
Cordiali saluti
Marco Bianchi
Oggetto dell’e-mail: Prenotazione dell’alloggio – Croazia 2024
Ciao, Chiara!
Come stai? Spero che tu sia finalmente guarita. 🙂
Dimmi, per favore, hai già prenotato l’alloggio per il nostro viaggio in Croazia? Mi mandi i dettagli?
Non vedo l’ora di essere lì!
Un saluto
Natalia
Ora sai come scrivere un’e-mail, a cosa prestare attenzione e quali regole seguire. Non ti resta che mettere in pratica le conoscenze acquisite.
Riepilogo
- L’e-mail è un messaggio inviato nell’ambito di una corrispondenza tramite la posta elettronica.
- Quando scrivi un’e-mail, presta particolare attenzione al rapporto con il destinatario: è in base a questo che devi adattare il tono e la forma del messaggio.
- Non dimenticare l’oggetto dell’e-mail: è un elemento molto importante che permette al destinatario di identificare immediatamente l’argomento del messaggio.
- Sia per la formula di apertura sia per quella di chiusura, adatta l’espressione scelta al destinatario. Se non sei sicuro di quale variante sia più appropriata, opta per quella più cortese.
- Quando scrivi il corpo del messaggio, cura la chiarezza della struttura. Concentrati prima sulla descrizione, nella quale inserirai ed evidenzierai le informazioni più importanti, e solo in seguito aggiungi eventuali domande o una richiesta di svolgere l’azione che ti aspetti.
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